Cách thức đăng ký số tổng đài nhanh chóng

Rate this post

Đăng ký số tổng đài là điều kiện bắt buộc nếu công ty cần tối ưu quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng. Nhất là, đây còn là hình thức khẳng định niềm tin thương hiệu với đối tác, khách hàng tiềm năng.

Mặc dù, có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lựa chọn và các bước đăng ký số tổng đài. Do vậy, bài viết sau đây cung cấp các thủ tục sở hữu số hotline đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí,…

Số tổng đài là gì?

Số tổng đài được gọi là số hotline, số điện thoại doanh nghiệp,… Đây là kênh đại diện cho công ty khi khách hàng, đối tác có mong muốn liên lạc nhanh nhất qua cuộc gọi. Do thế, tổng đài còn được xem là “bộ mặt” của các doanh nghiệp, thể hiện uy tín, sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.

Thị trường hiện nay có khá nhiều đầu số giúp công ty dễ dàng lựa chọn. Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng, công ty sẽ đăng ký số tổng đài phù hợp, trong đó:

  • Đầu số tổng đài 1900.
  • Đầu số tổng đài 1800.
  • Đầu số cố định theo khu vực.
  • Đầu số di động.
Đăng ký số tổng đài
Đăng ký số tổng đài là bước bắt buộc giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH.

Vì sao tổ chức nên đăng ký số tổng đài?

Có thể công ty chưa biết, nhưng việc mua số hotline sẽ mang lại nhiều lợi điểm. Trong đó phải kể đến như:

  • Để lại ấn tượng với khách hàng

Hotline là điều kiện giúp doanh nghiệp tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác khi liên hệ. Đặc biệt, khi sử dụng đầu số 1800, 1900 dễ tạo nên độ tin cậy, dễ nhớ, thiện cảm so với số di động cá nhân.

Trường hợp sử dụng số di động, tổ chức nên sử dụng dịch vụ evoice brandname nhằm mã hoá số điện thoại thành tên thương hiệu/doanh nghiệp.

  • Tăng trưởng tỷ lệ chốt sale

Việc đăng ký số tổng đài chứng tỏ sự chuyên nghiệp, tăng trưởng giá trị trong mắt khách hàng, đối tác. Song song, đây là cơ sở tạo uy tín, lòng tin, việc này giúp quá trình chốt sale trở nên dễ dàng, thành công hơn.

  • Chuyên nghiệp hoá quy trình CSKH

Điểm quan trọng, nếu kết hợp số hotline và hệ thống tổng đài call center. Đây là bước giúp tổ chức bắt kịp xu hướng chuyển đổi số. Là nền móng nhằm tối ưu quá trình tiếp cận và CSKH.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài còn đáp ứng tất cả các tính năng của tổng đài nội bộ, ghi âm, chấm điểm cuộc gọi, phân luồng cuộc gọi, call center, auto call với AI chuyên nghiệp,…và hỗ trợ tích hợp sẵn với CRM quản lý khách hàng của công ty.

> Xem ngay: 5 Ưu Thế Vượt Trội Khi Sử Dụng Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp

Những bước đăng ký số tổng đài cho tổ chức

Với các thông tin trên, chắc hẳn công ty cũng biết được tầm quan trọng của số hotline. Không chỉ vậy, thị trường hiện tại có tỷ lệ cạnh tranh khốc liệt, nếu tổ chức không đầu tư vào quy trình chăm sóc và tiếp cận thì có thể bạn sẽ “đánh mất” khách hàng mục tiêu của mình.

Các bước đăng ký số tổng đài
Hướng dẫn đăng ký số hotline doanh nghiệp đơn giản và nhanh chóng nhất

Do đó, ngay lúc này, hãy lên kế hoạch đăng ký số tổng đài và sẵn sàng sở hữu một quy trình CSKH chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu nhất. Dưới đây là một số bước căn bản doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Đăng ký số tổng đài tổ chức

  • Chọn những đầu số hotline hợp với công ty (Đầu số 1900, 1800, cố định, di động ưu tiên sử dụng voice brandname,…)
  • Đưa các giấy tờ (Bản sao) cần thiết như Giấy phép kinh doanh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân chủ doanh nghiệp.
  • Chuẩn bị giấy giới thiệu hoặc các giấy tờ, thủ tục uỷ quyền hợp pháp theo quy định.

Bước 2: Lựa chọn tổng đài sử dụng

  • Doanh nghiệp chọn lựa thuê hoặc đầu tư tổng đài ảo phù hợp với mục tiêu sử dụng (Tổng đài Cloud Call Center, Call Center, nội bộ IP PBX,…).
  • Cung cấp các thủ tục, giấy tờ pháp nhân GPKD,…
  • Lắp đặt tổng đài với đầu số hotline công ty đã chọn trước đó.

Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị đầu cuối

Sau khi chọn được dịch vụ tổng đài ảo và đăng ký số tổng đài thành công. Để vận hành, tổ chức cần trang bị đầu cuối, cụ thể như điện thoại IP, máy tính, phần mềm, wifi,…

Bước 4: Cài đặt hệ thống và triển khai vận hành

Cuối cùng, để hệ thống tổng đài được vận hành, doanh nghiệp cần lắp đặt một số bước cơ bản dưới đây:

  • Địa chỉ/Đơn vị cài đặt tổng đài và cài đặt các tính năng thích hợp với doanh nghiệp sử dụng.
  • Thiết lập lời chào tổng đài và những phím tắt theo yêu cầu doanh nghiệp.
  • Thiết lập và phân luồng con số nhân viên tổng đài, telesale,…
  • Soạn thảo, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng các chức năng trong hệ thống.
  • Cài đặt địa chỉ triển khai và các tính năng cần và sẽ sử dụng,
  • Tiến hành và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng và vận hành tối ưu.
  • Chứng minh nhân danh của người làm thủ tục đăng ký số tổng đài.
  • Chuẩn bị một số loại giấy tờ cần thiết khác: Giấy giới thiệu, hợp đồng, phục lục hợp đồng, cam kết sử dụng dịch vụ,…Và một số yêu cầu khác.
Tổng đài gọi tự động OMICall
OMICall – Hệ thống tổng đài được đông đảo doanh nghiệp tin tưởng sử dụng

Vì vậy, nếu muốn quá trình đăng ký số tổng đài diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ tại OMICall – Hệ thống tổng đài đa kênh thông minh, phù hợp với mọi doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.

Tại đây, tổ chức có thể hoàn toàn yên tâm vì mọi thủ tục sẽ được thực hiện minh bạch nhưng vẫn đảm bảo yếu tố bảo mật. Đồng thời, OMICall có hệ thống kho số tổng đài lớn nhất thị trường hiện nay với mức giá cạnh tranh, đa dạng đầu số giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo Giá Tổng Đài Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất 2022

Tạm kết

Tin rằng những thông tin được trình bày trên đã giúp doanh nghiệp định hình được tầm quan trọng và các bước đăng ký số tổng đài. Nhanh chóng “cải tạo” doanh nghiệp của mình ngay hôm nay từ những bước cơ bản nhất.

Hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh